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Der Beirat

Wohnungseigentümergemeinschaften haben in der Regel laut ihrer Gemeinschaftsordnung einen Beirat. Über deren Pflichten, Aufgaben, Kompetenzem, Rechte usw. besteht häufig Unklarheit. Insbesondere werden die Rechte oft – unter Haftungsrisiken – zu weit verstanden:

Im WEG ist der Beirat in § 29 geregelt:

„Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.“

und

„Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.“

Hieraus ergeben sich die Rechts und Pflichten des Beirates, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts Abweichendes enthält. Der Beirat soll daher den Verwalter in seiner laufenden Tätigkeit unterstützen, ihn aber insbesondere hinsichtlich der Rechnungslegung und anderen wirtschaftlich relevanten Entscheidungen auch prüfen. Der Beirat ist aber nicht Vertreter der übrigen Wohnungseigentümer und kann daher insbesondere nicht für die WEG oder die Miteigentümer Entscheidungen treffen. Entweder der Verwalter kann bereits selbst entscheiden und fragt den Beirat nur um Rat oder es muss ein – vom Verwalter und Beirat vorbereiteter – Beschluss der WEG herbeigefügt werden.

Im Einzelfall können Kompetenzen durch Beschluss auch auf den Beirat verlagert werden.

Wichtig ist, dass der Beirat ein Gremium von Personen ist. Die Willensbildung erfolgt intern. In einigen Fällen (z.B. des Verwalterbestellungsprotokolls) kann auch der Vorsitzendes des Beirates den Beirat vertreten. Dies setzt jedoch voraus, dass dieser auch gewählt worden ist. Meist erfolgt dies nicht. Sinnvollerweise wird der Vorsitzende und sein Vertreter bereits bei der Beiratswahl festgelegt und im Protokoll vermerkt. Die Eigenschaft des Vorsitzenden kann dann nachgewiesen werden. Noch besser ist es, wenn die Wahl des Beirates immer syncron mit der Wahl des Verwalters erfolgt. Dann kann aufgrund des wegen der Verwalterzustimmung und des Verwalternachweises zu beglaubigendes und beim Grundbuchamt zu hinterlegendem Protokoll der Nachweis des Beirats und seines Vorsitzenden in der Form des § 29 GBO erbracht werden.

Häufig tun Beiräte mehr, als sie müssen oder dürfen. Dies ist gefährlich. Denn sie begeben sich in die Gefahr der Haftung bei Fehlern. Selbst im Rahmen der normalen Beiratstätigkeit ist eine Haftung nicht auszuschließen. Gefahrenträchtige Entscheidungen sollten Sie daher nur treffen, wenn die Haftungsübernahme durch Dritte gesichert ist. Bei größeren Anlagen ist auch der Abschluss einer Versicherung für die Beratsmitglieder sinnvoll. Die Kosten muss die WEG tragen.

Was sollte der Beirat also tun?

– dem Verwalter bei Bedarf im Verwaltungsbereich helfen, ohne eigene Entscheidungen zu treffen
– Einnahmen/Ausgaben prüfen (Stichproben und Plausibilität)
– Stellung nehmen zu Kostenvoranschlägen und bei der Auswahl von Dienstleistern
– Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans

Was sollte der Beirat lassen?

– Entschlüsse für dei WEG treffen
– die WEG gegenüber Dritte vertreten
– Aufträge der Verwaltung „freigeben“
– Anweisungen an die Verwaltung geben
– zu Eigentümerversammlungen einladen

Da die Arbeit des Beirates mit Aufwand verbunden ist, kann die WEG beschließen, dass den Mitgliedern Aufwendungen erstattet und ggf. auch eine pauschale Vergügung gezahlt wird.

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